Выдача справок о размере заработной платы

Чем регулируется?

Перечислим основные нормативные и ненормативные документы:

• Трудовой кодекс Республики Беларусь;
• Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур»* (далее — Закон);
• Указ Президента Республики Беларусь от 23.12.2019 № 475 «Об обеспечении дея­тельности бюджетных организаций» (далее — Указ № 475);
• Постановление Совета Министров Респуб­лики Беларусь от 31.12.2019 № 948 «О реа­лизации Указа Президента Республики Беларусь от 23 декабря 2019 г. № 475» (далее — постановление № 948);
• Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»* (далее — Указ № 200; Перечень административных процедур соответственно);
• Рекомендации по организации деятельности Центров (письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 29.04.2020 № 6-2-11/50 «Об организации деятельности Центров») (далее — Рекомендации № 6-2-11/50);
• Письмо Министерства финансов Респуб­лики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, от 09.04.2020 № 6-2-11/45, 1-1-15/1517 «Об оплате труда работников центров»;
• Рекомендации по организации деятельности государственных учреждений (центров) по обеспечению деятельности бюджетных организаций (письмо Министерства финансов Республики Беларусь от 28.02.2020 № 6-2-11/3326 «О ходе реализации Указа № 475») (далее — Рекомендации № 6-2-11/3326) и др.

*   С последующими изменениями и дополнениями.

Некоторая сложность заключается в том, что до сих пор нет единого (однозначного) мнения о том, является ли выдача справки о размере заработной платы (только) административной процедурой, к которой применяются нормы Закона, или это сфера применения норм трудового законодательства.

Дело в том, что согласно абз. 8 п. 1 ст. 2 Закона его действие распространяется на отношения, возникающие при осуществлении административных процедур, за исключением, в частности, отношений в сфере трудовых и связанных с ними отношений, кроме случаев, предусмотренных законодательными актами и постановлениями Совета Министров Респуб­лики Беларусь.

Статьей 51 ТК регламентирована обязанность нанимателя не позднее чем в пяти­дневный срок по просьбе работника, в т. ч. уволенного, выдать справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством.

Применение законодательства об административных процедурах будет иметь место в случаях, предусмотренных в т. ч. Указом № 200.

Кроме того, Указ № 200 имеет большую юридическую силу, чем Трудовой кодекс и Закон (п. 2 ст. 23 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

Таким образом, к выдаче справки о размере заработной платы применяется законодательство об административных процедурах. При этом заметим, что не все случаи выдачи документов, связанных с работой, регламентируются законодательством об административных процедурах. В частности, есть случаи выдачи документов, не указанных в Перечне административных процедур, например, копий должностной инструкции и т. п. Выдача таких документов осуществляется согласно ст. 51 ТК.

Особенности выдачи справок учреждениями, которые передали ведение бухгалтерского учета Центрам*

*   Центр по обеспечению деятельности бюджетных организаций (далее — Центр)

На вопрос «Кто имеет право подписи при выдаче справки о доходах работников бюджетных организаций, обслуживаемых — управляющий Центром или руководитель бюджетной организации?» в Рекомендациях № 6-2-11/50 был дан следующий ответ:

«Выдача справки о доходах, исчисленных и удержанных суммах подоходного налога с физических лиц — административная процедура.

В соответствии с Указом Президента Рес­пуб­лики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» данная справка выдается работнику по месту работы (месту получения доходов).

В связи с этим, подготовка справки может осуществляться Центром (как организацией, ведущей расчеты с работниками обслуживаемых бюджетных организаций), выдача — руководителем бюджетной организации-­нанимателя».

Таким образом, несмотря на то, что ведение бухгалтерского (и налогового) учета передано Центру, это не освобождает учреждение от выдачи подобной справки, и, соответственно, от соблюдения всех требований, связанный с ее выдачей.

Ниже приведены особенности выдачи справки о доходах бюджетными организациями, которые передали ведение бухгалтерского учета Центрам.

Алгоритм выдачи справки о размере заработной платы

ШАГ 1. Включите справку о размере заработной платы в перечень административных процедур, осуществляемый учреждением, и определите уполномоченного на ее выдачу Работника

Фактически каждая организация осуществляет, в частности, следующие административные процедуры: выдачу справок о месте работы, службы и занимаемой должности, о периоде работы, службы, о размере заработной платы и т. п.

В такой ситуации принято на основании Перечня административных процедур выбирать из указанного Перечня те процедуры, на совершение которых организация уполномочена, и сформировать свой перечень.

В этом же перечне также следует определить лица, на которые возлагаются обязанности по осуществлению соответствующих административных процедур (предварительно закрепив это в должностных инструкциях соответствующих работников).

Как правило, такие обязанности возлагаются на тех работников, трудовые функции которых наиболее близки к соответствующей процедуре.

Заметим, что работник в рамках выполнения возложенных на него функций может быть привлечен не только к дисциплинарной, но и к административной ответственности за нарушение законодательства об административных процедурах (ст. 9.26 КоАП).

В случае же с бюджетными организациями, которые передали ведение бухгалтерского и налогового учета Центру, то по общему правилу (если исходить из разъяснений Министерства финансов Республики Беларусь) обязанность по выдаче справки лежит на руководителе бюджетной организации.

Однако это не означает, что руководитель не может уполномочить (возложить на) иное должностное лицо бюджетной организации (т. к. правила выдачи таких документов, в т. ч. определение ответственного работника, в данном случае ничем не отличаются от общих правил).

Например, в бюджетных организациях обязанности по выдаче справки о размере заработной платы можно возложить на инспектора по кадрам или секретаря (учитывая, что саму справку (ее содержание) подготовит Центр, а работник просто ее выдаст с учетом правил административного делопроизводства).

Пример приказа об установлении перечня административных процедур

ШАГ 2. Составьте график приема заинтересованных лиц

Исходя из п. 2 ст. 6 Закона руководитель организации на основе требований Закона, законодательства о труде, иных актов законодательства с учетом количества и специфики заявлений заинтересованных лиц, осуществляемых административных процедур, иных обстоятельств, определяет график приема таких лиц, а также обеспечивает проведение приема в удобное для них время.

Пример приказа об определении графика приема заинтересованных лиц при осуществлении административных процедур

ШАГ 3. Включите в должностные обязанности уполномоченных лиц обязанности по осуществлению соответствующих административных процедур

Согласно ч. 2–3 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Общие положения ЕКСД) должностная инструкция является локальным НПА организации, которая разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно, и в которой определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.

В рассматриваемом случае в должностную инструкцию включают обязанности по осуществлению соответствующих административных процедур.

Напомним, что согласно ст. 20 ТК наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

Ниже приведены выдержки, которые можно включить в должностную инструкцию работника, на которого планируется возложить обязанности по выдаче справки о размере заработной платы.

Пример включения в должностную инструкции инспектора по кадрам обязанности по осуществлению административной процедуры по выдаче справки о размере заработной платы

ШАГ 4. Информируйте об административных процедурах

Согласно п. 1 ст. 7 Закона в уполномоченном органе в доступном для обозрения месте (на информационных стендах, табло и (или) иным способом), а также на официальных сайтах уполномоченных органов либо на соответствующих страницах официальных сайтов вышестоящих государственных органов (вышестоящих организаций) в глобальной компьютерной сети Интернет размещается информация, за исключением информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено в соответствии с законодательными актами:

• о структуре уполномоченного органа, его руководителе и заместителях руководителя;
• о режиме работы уполномоченного органа и графике приема заинтересованных лиц;
• о наименованиях административных процедур, осуществляемых уполномоченным органом;
• о перечнях документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами, а при необходимости — о порядке их заполнения и представления заинтересованными лицами;
• о перечнях самостоятельно запрашиваемых уполномоченным органом документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, не включенных в перечни документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами;
• о сроках осуществления административных процедур, сроках действия справок или других документов, выдаваемых при осуществлении административных процедур, а также о размере платы, взимаемой при осуществлении административных про­цедур, или порядке ее определения;
• о порядке подачи заявлений об осуществлении административных процедур в электронной форме;
• о месте нахождения, номере служебного телефона, фамилии, собственном имени, отчестве (если таковое имеется), должности работника уполномоченного органа, осуществляющего прием заинтересованных лиц;
• о наименовании, месте нахождения и режиме работы вышестоящего государственного органа (вышестоящей организации).

Также на информационных табличках, размещаемых при входе в помещение, в котором проводится прием заинтересованных лиц, либо на рабочем месте или на одежде работника, осуществляющего прием заинтересованных лиц, должна быть размещена информация о занимаемой должности, фамилии, собственном имени, отчестве (если таковое имеется) указанного работника (п. 2 ст. 7 Закона).

ШАГ 5. Оформите журнал регистрации документов по осуществлению административных процедур, отдельных дел по осуществлению административных процедур

При журнальной регистрации поступающих заявлений заинтересованных лиц в организации оформляется журнал регистрации документов, связанных с осуществлением административных процедур. Такой журнал предусмотрен п. 83 Перечня документов Нацио­нального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями).

ШАГ 6. Получите от работника (в т. ч. уволенного) запрос на выдачу справки о размере заработной платы

С учетом п. 2.4 гл. 2 Перечня административных процедур, ст. 51 ТК справка о размере заработной платы выдается на основании соответствующего обращения (просьбы) работника.

В законодательстве напрямую не предусмотрено требование о подаче заявителем именно письменного заявления. В такой ситуации следует обратиться непосредственно к Закону.

Согласно п. 4 ст. 1 Закона заявление заинтересованного лица — обращение заинтересованного лица в письменной, устной либо электронной форме в уполномоченный орган за осуществлением административной процедуры.

В ч. 1 п. 2 ст. 14 Закона указано, что заявление заинтересованного лица подается в письменной форме, за исключением случаев, когда законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь допускается подача заявления в устной форме.

В п. 2.4 гл. 2 Перечня административных процедур, ст. 51 ТК прямо не упомянуто, на основании письменного или устного обращения выдается справка о размере заработной платы. По мнению автора, это значит, что заинтересованное лицо должно подать письменное заявление.

Общие требования к такому заявлению закреплены в ст. 14 Закона.

Поскольку формально выдача справки о размере заработной платы является административной процедурой, то для ее осуществления помимо самого заявления должен быть представлен паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

ШАГ 7. Зарегистрируйте заявление работника

Заявление о выдаче справки о размере заработной платы подлежит регистрации в день его подачи (не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день, если оно поступило в уполномоченный орган в нерабочий день (нерабочее время)) в порядке, установленном Инструкцией о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция № 39) (ст. 16 Закона, п. 7 Инструкции № 39).

Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется с использованием одной из регистрационно-­контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-­контрольных карточках), журнальной (ч. 1 п. 6 Инструкции № 39).

Состав реквизитов регистрационно-­контрольной формы регистрации заявлений заинтересованных лиц установлен в приложении к Инструкции № 39.

Состав реквизитов регистрационно-­конт­роль­ной формы регистрации заявлений заинтересованных лиц

ШАГ 8. Оформите и выдайте справку в сроки, установленные для осуществления административных процедур

Форма справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) установлена постановлением Министерства труда и социальной защиты Рес­публики Беларусь от 05.10.2010 № 140 с последующими изменениями и дополнениями (приложение 13-2).

Согласно п. 2.4 гл. 2 Перечня административных процедур выдача справки о размере заработной платы осуществляется в пяти­днев­ный срок со дня обращения.

Форма справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания)

ШАГ 9. Отразите в регистрационно-­контрольной форме результат осуществления административной процедуры

Пунктом 14 Инструкции № 39 установлено, что ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, результат принятого административного решения по осуществлению административной процедуры, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и свое­временно отражены в соответствующей графе регистрационно-­контрольной формы.