Осуществление административных процедур в отношении граждан

Правовое регулирование

Осуществление административных процедур регулируют:

• Закон Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее — Закон);
• Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»;
• постановление Совета Министров Рес­публики Беларусь от 05.05.2009 № 585 «О порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях»;
• постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях».

Справочно:постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.05.2024 № 31, вступившим в силу с 17 июня 2024 г., Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам изложена в новой редакции.

Полномочия субъектов

При осуществлении административных процедур УОСО выступают как уполномоченные органы, а граждане — как заинтересованные лица.

Полномочия УОСО:

• осуществляют прием заинтересованных лиц;
• разъясняют заинтересованным лицам их права и обязанности;
• обеспечивают доброжелательное, вежливое и внимательное отношение к законным представителям учащихся;
• бесплатно предоставляют заинтересованным лицам предусмотренные законодательством об административных процедурах формы (бланки) документов, необходимых для обращения за осуществлением административных процедур, и разъясняют порядок их заполнения и представления;
• при необходимости запрашивают от других государственных органов, иных организаций документы и (или) сведения, необходимые для осуществления административных процедур;
• предоставляют заинтересованным лицам возможность знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением их заявлений, в т. ч. с документами и (или) сведениями, полученными от других государственных органов, иных организаций и необходимыми для осуществления административных процедур, делать из них выписки, если иное не предусмотрено законодательством о государственных секретах, коммерческой или иной охраняемой законом тайне;
• уведомляют заинтересованных лиц о принятых административных решениях;
• разъясняют заинтересованным лицам порядок и сроки обжалования принятых административных решений;
• осуществляют другие полномочия, преду­смотренные законодательством и иными актами, регламентирующими осуществление административных процедур.

Это важно
График приема в УОСО определяется директором с учетом требований Закона, законодательства о труде, иных актов законодательства, количества и специфики заявлений граждан, осуществляемых административных процедур, иных обстоятельств.

Права заинтересованных лиц:

• обращаться с заявлениями в УОСО;
• бесплатно получать от УОСО предусмотренные законодательством об административных процедурах формы (бланки) документов, необходимых для обращения за осуществлением административных процедур;
• получать от УОСО разъяснение своих прав и обязанностей;
• принимать участие в административных процедурах лично и (или) через своих представителей, если иное не предусмотрено законодательными актами;
• знакомиться с материалами, связанными с рассмотрением своих заявлений, делать из них выписки, если иное не предусмотрено законодательством о государственных секретах, коммерческой или иной охраняемой законом тайне;
• получать административные решения либо выписки из них;
• отозвать свое заявление в любое время до окончания осуществления административной процедуры;
• обжаловать принятые административные решения;
• осуществлять другие права, предусмотренные Законом.

Обязанности заинтересованных лиц:

• вежливо относиться к работникам УОСО, не допускать нецензурных либо оскорбительных слов или выражений;
• представлять в УОСО документы и (или) сведения, включенные в перечни документов и (или) сведений, представляемых заинтересованными лицами;
• своевременно информировать УОСО об изменении места жительства (места пребывания), места нахождения в период осуществления административной процедуры;
• выполнять другие обязанности, преду­смотренные Законом и иными актами законодательства об административных процедурах.

Организация работы

Рассмотрим, какие меры организационного, правового, кадрового и иного характера должны быть разработаны в УОСО для обес­печения эффективной и результативной работы по осуществлению административных про­цедур в отношении граждан.

Директору УОСО необходимо:

1. Подготовить локальный правовой акт (приказ) по вопросам осуществления административных процедур в отношении граждан.

Приказом следует утвердить:

• перечень административных процедур, осуществляемых по заявлениям граждан;
• перечень ответственных лиц (лиц, выполняющих функции ответственных лиц в случае их временного отсутствия), осуществляющих административные процедуры в УОСО;
• график приема заинтересованных лиц.
  В УОСО должны быть приняты меры по дальнейшему совершенствованию порядка осуществления административных процедур. В частности, прием граждан с заявлениями об осуществлении административных процедур (за исключением административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении своих работников):
  • должен начинаться в рабочие дни не позднее 8:00 или завершаться не ранее 20:00. При этом хотя бы один рабочий день в неделю прием должен заканчиваться не ранее 20:00;
  • может осуществляться по субботам и (или) воскресеньям, если это необходимо с учетом количества и специфики обращений за осуществлением административных процедур;
• форму журнала учета выдачи справок и (или) других документов (решений) при осуществлении административной процедуры по заявительному принципу «одно окно».

2. Установить порядок ведения делопроизводства по административным процедурам и обеспечить его соблюдение.

3. Назначить лиц, ответственных:

1) за организацию работы с гражданами в УОСО на основе заявительного принципа «одно окно». На практике указанная обязанность чаще всего возлагается на заместителя руководителя УОСО;

2) за своевременную актуализацию и размещение информации на информационных стендах УОСО «Одно окно», на сайте УОСО.

4. Обеспечить проведение необходимой и достаточной разъяснительной работы по вопросам соблюдения законодательства в указанной сфере с ответственными лицами (лицами, выполняющими функции ответственных лиц в случае их временного отсутствия), осуществляющими административные процедуры в УОСО, а также с заинтересованными лицами, обращающимися по указанным вопросам в УОСО.

5. Осуществлять внутренний контроль за соблюдением законодательства в указанной сфере, включая рассмотрение данных вопросов на оперативных совещаниях, педсоветах и т. д.

Ведение делопроизводства

Делопроизводство по административным процедурам ведется централизованно и (или) децентрализованно, отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по административным процедурам осуществляют уполномоченные должностные лица.

1. Регистрация заявлений

• Регистрация документов по осуществлению административных процедур в отношении заинтересованных лиц осуществляется с использованием журнальной формы регистрации.
• Заявление заинтересованного лица, поданное в устной форме, учитывается в регистрационно-­контрольной форме, принятой для учета письменных заявлений, с пометкой «подано устно».
• Все поступающие заявления заинтересованных лиц регистрируются в день подачи в установленном порядке.

Справочно: повторным заявлениям заинтересованных лиц при их поступлении в течение календарного года присваивается регистрационный индекс первого заявления или очередной индекс.

• Конверты от заявлений заинтересованных лиц, направленных нарочным (курьером), по почте, сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заинтересованного лица или когда дата поч­тового штемпеля служит подтверждением времени их отправления и получения.

Справочно: регистрационный индекс документам, необходимым для осуществления административных процедур, и принятым административным решениям присваивается в соответствии с принятой системой регистрации документов.

• В журнале также делается отметка об отказе в принятии заявления заинтересованного лица, переданного по почте либо в виде электронного документа.

2. Фиксация хода рассмотрения и результата

• Ход рассмотрения заявления заинтересованного лица, направленные запросы, полученные документы и (или) сведения, принятое административное решение, уведомление заинтересованного лица о принятом административном решении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей графе журнала.
• Принятое в письменной форме административное решение об осуществлении административной процедуры или об отказе в осуществлении административной процедуры вносится в соответствующую графу регистрационно-­контрольной формы (журнал) с указанием его даты и номера.
• Административное решение, принятое в ходе приема заинтересованного лица в устной форме, подлежит объявлению заинтересованному лицу и отмечается в соответствующей графе журнала, в которой регистрировались (учитывались) устные заявления.

Это важно
На каждом исполненном заявлении заинтересованного лица после принятия административного решения необходимо сделать отметку об исполнении и направлении его в дело.

• В случае отказа в принятии заявления заинтересованного лица в регистрационно-­контрольной форме делается отметка о принятии такого решения и направлении его в дело. При этом заявление возвращается заинтересованному лицу вместе с прилагаемыми к заявлению документами и (или) сведениями.
• При выдаче лично заинтересованному лицу административного решения, либо выписки из него, либо извещения о принятом административном решении заинтересованное лицо расписывается в их получении с проставлением даты получения. В журнале делается отметка об уведомлении заинтересованного лица о принятом административном решении в случае его направления нарочным (курьером), по почте, в виде электронного документа или иным способом и дата направления.

3. Формирование дел

Документы по осуществлению административных процедур, копии выданных административных решений (в необходимых случаях) формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. В дело могут формироваться заявления, документы и (или) сведения по всем административным процедурам или по каждой из них (в зависимости от количества образующихся документов и осуществляемых административных процедур).

Справочно: по заявлениям, документам и (или) сведениям по осуществляемым административным процедурам в отношении граждан и юридических лиц также могут формироваться самостоятельные дела.

Заявления, документы и (или) сведения по осуществляемым административным процедурам могут формироваться в дела граждан и юридических лиц, ведущиеся в государственных органах, иных организациях.

Это важно
При формировании дел нужно проверить правильность направления документов в дело, их полноту (комплектность).

Неисполненные заявления заинтересованных лиц, а также неправильно оформленные документы по их исполнению в дела не подшиваются.

4. Хранение документов

Срок хранения заявлений заинтересованных лиц, документов и (или) сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, справок или иных документов, выдаваемых заинтересованным лицам при осуществлении административной процедуры, определяется в соответствии с актами законодательства.

По истечении установленных сроков хранения документы по осуществлению административных процедур подлежат уничтожению в порядке, установленном Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.

Справочно: срок хранения (книг) журналов регистрации документов по осуществлению административных процедур составляет 5 лет (пп. 108‒111 перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Ответственность за нарушение законодательства об административных процедурах

За нарушение законодательства об административных процедурах руководители и иные работники уполномоченного органа, других государственных органов и иных организаций несут ответственность в соответствии с законодательными актами.

Справочно:ст. 10.19. КоАП за нарушение законодательства об административных процедурах предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере до 4 БВ.