Двое в кабинете: деловой этикет при переговорах

10 правил делового этикета при переговорах

Деловой этикет задает тон общению между участниками. Люди, которые владеют знаниями и правилами, легче налаживают контакт, добиваются поставленных целей.

Словарь

Деловой этикет — совокупность правил и норм, общепринятых в деловой сфере и международном экономическом сотрудничестве, которые регламентируют деловое общение.

1. Внешний вид — важна каждая деталь.

Никто не отменял народной мудрости, что встречают по одежке. Но чтобы эта встреча не стала первой и последней, давайте учтем нюансы делового стиля.

Учреждение образования — это эталон для учащихся и родителей, что относится и ко внешнему виду тоже. Сейчас во всех школах Республики Беларусь введены элементы делового стиля для учащихся, поэтому педагоги своим внешним видом должны показывать пример. Ну, а руководитель учреждения — тем более.

Согласно данным Белстата, 86,4 % руководителей школ — женщины, поэтому советы по стилю будут именно для них.

• Выбирайте деловой стиль одежды.
  
  Это может быть костюм, или блузка и юбка, или платье.
  Костюм. Основа основ! И тот случай, когда не стоит экономить: вам нужна идеально сидящая модель из качественной ткани. Лучше однотонный, но полоска и неброская клетка тоже подойдут идеально.
  Юбка. Карандаш, А-силуэт или модный фаворит — плиссировка. Мини на работе по понятным причинам не место, макси может выглядеть слишком торжественно, так что делайте ставку на миди. Сейчас это самая модная длина.
  Платье. Закрытое платье и жакет — отличная альтернатива черным брюкам и белой рубашке.
• Не используйте провокационную одежду.
  
  Избегайте носить что-либо слишком открытое или вызывающее, т. к. это может произвести неправильное впечатление и заставить вас выглядеть непрофессионально.
• Умеренные аксессуары.
  
  Ограничьте аксессуары несколькими со вкусом подобранными предметами, такими как простое ожерелье или серьги, нитка жемчуга или брошь.
• Прическа и макияж.
  
  Убедитесь, что ваши волосы аккуратно уложены, и не переусердствуйте с макияжем. Вы хотите выглядеть безупречно и профессионально, но не вульгарно.

Внешний вид не должен отвлекать от задач встречи. 

Пусть одежда будет удобной и привычной для вас.

2. Жесты, движения и мимика говорят о многом.

Если вы читали книги по языку тела (например, Кэрол Кинси Гоман «Язык тела для лидеров») — вы уже успешный человек.

Жесты и мимика людей могут подсказать, как действовать и что говорить.

Наши советы:

• Старайтесь выглядеть сдержанно. Но иногда об этом правиле можно забыть: если собеседник ведет себя живо в общении, жестикулирует, то можно копировать его движения: так скорее установится взаиморасположение.
• Постарайтесь не смеяться, не повышать голос.
• Старайтесь поддерживать зрительный контакт на протяжении всех переговоров, но избегайте пристального или агрессивного взгляда.
• Кивайте головой. Это показывает, что вы понимаете и вовлечены в то, что говорит собеседник. Однако избегайте чрезмерного кивания, т. к. это может показаться неискренним или манипулятивным.
• Улыбайтесь!
• Слегка наклонитесь вперед: легкий наклон может показать, что вы вовлечены в разговор и заинтересованы в нем.
• Избегайте игр с такими предметами, как ручки, карандаши или ваши волосы.

Заранее потренируйтесь перед зеркалом, разыграйте диалог сами с собой.

3. Рабочее место — второй дом.

Посетитель обязательно отметит аккуратность и порядок. Чистый стол характеризует вас как надежного человека. Можете поставить фото семьи. Ведь вы живой человек, а не робот.

Не захламляйте стол большим количеством посторонних личных вещей. У людей создастся впечатление, что вы приходите развлекаться, а не работать.

4. Без опозданий — это лучшее правило.

Не опаздывайте на встречи. Если вы считаете это правило пустяковым, то вы подводите людей! Если же вы опаздываете, обязательно предупредите. Это немного сгладит углы.

Время — деньги.

5. Не перебивайте и прислушивайтесь к словам.

Когда вам о чем-то рассказывают, не перебивайте, дайте высказаться. Так вы сможете правильно понять цели и мотивы собеседника. Просто поддакивать не получится, нужно вникать в смысл разговора. Для людей это важно. Не стесняйтесь проявлять эмоции, так вы покажете интерес, умение вести переговоры.

Внимание к тому, что говорит человек, — знак заинтересованности.

6. Говорите правильно.

Отработайте многосложные слова. Вставьте их в фразы, порепетируйте. Если слово вам очень нравится, но вы не до конца понимаете его значение, не используйте его.

Это важно
Забудьте о словах-паразитах.
Прочтите «Эти фразы портят вашу речь! Избавляемся от слов-паразитов».

7. С уважением к собеседнику.

Всегда обращайтесь к собеседнику по имени-­отчеству, вежливо независимо от его должности или статуса.

Обращение по имени подтверждает значимость собеседника.

8. Соблюдайте конфиденциальность.

Не раскрывайте информацию, которой с вами доверительно поделились, если этого не требует ситуация.

9. Стремитесь найти компромисс.

Стратегия «Три простых слова»:

1. Интересы.

Выясните, чего хочет собеседник.

2. Факты.

Проанализируйте сильные и слабые стороны позиции собеседника.

3. Варианты.

Предложите решения, которые могут удовлетворить обе стороны.

Справочно: стратегия взята из книги Сета Фримана «15 инструментов, чтобы изменить ситуацию: пошаговое руководство по ведению эффективных переговоров».

10. Учитесь учиться: анализ переговоров.

Анализ чрезвычайно важен для любых переговоров, ведь он позволяет:

• проверить, удалось ли вам достичь своих целей. Получили ли то, что хотели? Что делать, чтобы в будущем избежать подобных ошибок?
• в случае удачи определить, что было сделано правильно, и в дальнейшем развивать свой успех. Сможете ли вы повторить этот опыт в дальнейшем?

Существует три основных способа проведения анализа:

• мониторинг: во время переговоров;
• разбор: сразу после переговоров;
• переоценка: спустя некоторое время после переговоров.

Посмотрим правде в глаза: анализ — одно из самых слабых мест многих переговоров.

Вывод

Эти правила не опубликованы в НПА. Но они влияют на качество работы, карьерный рост и отношения с коллегами не меньше, а может, и больше, чем Трудовой кодекс. Они обязательны к исполнению. Соблюдайте их, и ваши переговоры будут результативными.