В продолжение темы… Мнение эксперта (На статью "О некоторых вопросах сохранности имущества учреждений образования")

Мнение эксперта к статье "О некоторых вопросах сохранности имущества учреждений образования"

Главным в учреждении общего среднего образования является его руководитель. Поэтому мы понимаем, что, несмотря на наличие комиссии, специально создаваемой для целей инвентаризации, основная ответственность за проведение этого мероприятия возлагается на директора учреждения общего среднего образования. Он должен тщательно готовиться к проведению инвентаризации и в рамках подготовки выполнить две основные функции: принять решение о проведении инвентаризации, оформив его документально, и создать условия для качественного проведения инвентаризации.

Для этого ему необходимо обладать достоверной информацией о товарно-материальных ценностях, подлежащих инвентаризации, причинах и сроках проведения инвентаризации.

Пунктом 2 ст. 13 Закона Республики Беларусь от 12 июля 2013 г. «О бухгалтерском учете и отчетности» (c последующими изменениями и дополнениями) установлен ряд случаев, в которых проведение инвентаризации является обязательным:

• перед составлением годовой отчетности;
• при реорганизации или ликвидации учреждения образования;
• в случае смены материально ответственных лиц — в день фактического приема-передачи ценностей (cм.: п. 20 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по инвентаризации)). В данном случае инвентаризации подвергается только то имущество, которое находилось на ответственном хранении у материально ответственного лица;
• при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества. При этом, если наименование и количество похищенного и (или) испорченного имущества достоверно установлено (например, в учреждении общего среднего образования вышел из строя электронный проектор, украден ноутбук и т. п.), инвентаризацию всего имущества проводить не нужно. Достаточно зафиксировать в установленном для оформления инвентаризации порядке факт недостачи (порчи) этого имущества;
• при возникновении чрезвычайной ситуации;
• в иных случаях, установленных законодательством Республики Беларусь.

Согласно ч. 3 п. 8 и ч. 2 п. 12 Инструкции по инвентаризации в своем приказе директор учреждения общего среднего образования должен отразить следующие моменты:

• указать причину инвентаризации;
• определить сроки ее проведения;
• предусмотреть создание комиссии и определить ее состав. Причем рабочая комиссия может быть временной (сформированной для проведения конкретной инвентаризации) и работающей на постоянной основе, а функции председателя должен выполнять представитель руководителя организации;
• установить срок сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию (установление этого срока необходимо для того, чтобы осталось время на анализ материалов и подготовку приказа по итогам инвентаризации).

Обратите внимание на то, что в соответствии с постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»  (c последующими изменениями и дополнениями) (далее — постановление № 140) приказ о проведении инвентаризации является приказом по основной деятельности и хранится постоянно в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей; 10 лет — в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (cм.: п. 21 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением № 140).

Как правильно отмечает автор, включаемые в состав комиссии работники должны хорошо знать объекты инвентаризации, иметь необходимые знания, навыки, опыт. К сожалению, на практике в учреждении общего среднего образования это условие не всегда можно выполнить. Поэтому, для того чтобы комиссия полно и точно проверила фактическое наличие товарно-материальных ценностей в установленные сроки, как того требует п. 19 Инструкции по инвентаризации, директору в ряде случаев придется создать условия для прохождения членами комиссии инструктажа по порядку ее проведения.

Может сложиться такая ситуация, когда член комиссии не может присутствовать на инвентаризации в сроки, установленные приказом (например, из-за болезни). В таком случае директору следует перенести инвентаризацию на другую дату или изменить состав комиссии, также оформив решение приказом.