Оформление приказов в учреждении образования

Приказ: правовая природа, определение, виды

В соответствии с п. 92 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция по делопроизводству), к распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

Применение указанных документов зависит от управленческой ситуации, а также особенностей управления конкретной организацией (коллегиальный или единоличный).

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (ч. 1 п. 93 Инструкции по делопроизводству).

Также приказы издаются в случаях, когда необходимо довести требования директивных до­кумен­тов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Разность возникающих в деятельности учреждения общего среднего образования управленческих ситуаций, обуславливает выделение следующих видов приказов:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-­хозяйственным вопросам (ч. 1 п. 98 Инструкции по делопроизводству).

В свою очередь, приказы по личному составу (в зависимости от сроков хранения) можно разделить на две группы:

• имеющие 75‑летний срок хранения;
• имеющие 3‑летний срок хранения.

К приказам по личному составу, имеющим 75‑летний срок хранения, относятся приказы: о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества работников (в соответствии с подп. 19.3 п. 19 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-­властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52 с последующими изменениями и дополнениями (далее — Перечень Министерства образования)).

К приказам по личному составу, имеющим 3‑летний срок хранения, относятся приказы: о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Респуб­лики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) (подп. 19.4 п. 19 Перечня Министерства образования).

Обратите внимание
Право издания приказов закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п. 15 Инструкции по делопроизводству).

Бланки для приказов: оформляем правильно

Для оформления приказов используются установленные в государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Респуб­лики Беларусь. Система организационно-­распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83) (далее — СТБ 6.38-2016) реквизиты, позволяющие идентифицировать автора документа, придать ему юридическую силу и др.

Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (ч. 1 п. 19 Инструкции по делопроизводству).

Устанавливается два вида бланков: бланк для письма и общий бланк (ч. 1 п. 23 Инструкции по делопроизводству).

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (например, приказов). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.

На общий бланк могут наноситься следующие реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• место составления или издания.

Также на общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: «Дата документа» и «Регистрационный индекс» (подп. 4.7 п. 4 СТБ 6.38-2016).

Рассмотрим порядок оформления каждого реквизита.

1. Государственный герб Республики Беларусь.

Статья 10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (с последующими изменениями и дополнениями) установила, что изображение Государственного герба Респуб­лики Беларусь помещается на печатях, угловых штампах и бланках документов государственных научных организаций и учреждений образования.

Изображение Государственного герба Рес­публики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм (ч. 3 п. 36 Инструкции по делопроизводству).

2. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь (ч. 2 п. 37 Инструкции по делопроизводству).

3. Наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения.

При наличии вышестоящей организации на документах указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней. Наименование вышестоящей организации обязательно указывается на бланке для приказа (п. 40 Инструкции по делопроизводству).

Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки (ч. 1–3 п. 41 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения (п. 42 Инструкции по делопроизводству).

4. Место составления или издания.

Место составления или издания документа указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» (п. 49 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

5. Ограничительные отметки и линии для реквизитов: «Дата документа» и «Регистрационный индекс».

Указанные ограничительные отметки и линии предназначены для проставления даты приказа, а также его регистрационного индекса.

ПРИМЕР
_______________ № ______________

При изготовлении конкретного документа (например, приказа) название его вида наносится на общий бланк с помощью технических средств.

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги (пп. 22–23 Инструкции по делопроизводству).

Реквизиты бланка располагаются следующими способами: центрованным; фланговым.

При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центрируются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

При фланговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов (п. 28 Инструкции по делопроизводству).

Бланк приказа государственного учреждения общего среднего образования

Приказы по основной деятельности: особенности оформления

Стоит отметить, что в НПА не закреплен исчерпывающий перечень приказов, относящихся к приказам по основной деятельности.

Как правило, к приказам по основной деятельности относят:

• об (о) утверждении (изменении) локальных нормативных правовых актов учреждения образования (инструкций, положений и др.);
• о создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий учреждения образования;
• о назначении ответственных должностных лиц;
• о распределении обязанностей;
• о проведении аттестации работников;
• о планировании деятельности;
• об установлении режима работы и внесении изменений в него и др.

Заголовок приказа по основной деятельности выражается с помощью предлога «О» («Об»).

Это важно
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу, т.к приказы по основной деятельности и по личному составу имеют разный срок хранения.

ПРИМЕР
О создании экспертной комиссии
Об утверждении Положения о премировании

Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (ч. 1 п. 99 Инструкции по делопроизводству).

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

ПРИМЕР
В целях отбора на хранение, а также организации уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения, образующихся в процессе деятельности ГУО «Средняя школа № 1234 г. Могилева»…

При издании приказа на основании (во исполнение) НПА или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.

ПРИМЕР
В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 09.10.2019 № 688 «О переносе рабочих дней в 2020 году»…

Констатирующая часть в приказе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов.

ПРИМЕР
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.
2.
3.

Распорядительная часть приказа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять директор учреждения образования, от имени которого он издан.

Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

ПРИМЕР
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебной работе О. В. Бирюкину.

Если приказ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка.

ПРИМЕР
4. Признать утратившим силу приказ директора ГУО «Гимназия № 1234 г. Гродно» от 12.03.2018 № 22‑од.

В текст приказа не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения…». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне, либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.

ПРИМЕР
С приказом ознакомлены:

Подпись    Д.И.Клус
08.06.2020

Подпись С.О.Непевный
        08.06.2020

При необходимости ознакомления с содержанием приказа всех работников учреждения образования пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Проекты приказов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке приказы согласовываются с юридической службой (при наличии) учреждения образования. Согласованный проект приказа представляется на подпись директору, от имени которого он издается (п. 100 Инструкции по делопроизводству).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты приказов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа (п. 61 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР
Юрисконсульт

Подпись    К.А.Кризнер
08.06.2020

Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа является дата подписания (ч. 1 п. 101 Инструкции по делопроизводству).

Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Регистрационным индексом приказа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Порядковый номер приказа по основной деятельности дополняется литерой. Например, «12‑од».

Литера, применяемая для обозначения приказов по основной деятельности, закрепляется в локальных правовых актах учреждения образования (например, в Инструкции по делопроизводству).

Приказы по основной деятельности группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров (ч. 3 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Директору на заметку
Приказ (по основной деятельности, по административно-­хозяйственным вопросам, по личному составу) вступает в силу с момента его издания, если в нем не указан иной срок (п. 102 Инструкции по делопроизводству).

Пример оформления приказа по основной деятельности (об утверждении локального правового акта) в государственном учреждении общего среднего образования

Приказы по административно-­хозяйственным вопросам: особенности оформления

Стоит отметить, что в НПА не закреплен перечень приказов, которые относятся к приказам по административно-­хозяйственным вопросам.

Однако в перечне типовых документов На­цио­нального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Перечень типовых документов) следующие главы посвящены административно-­хозяйственным вопросам: гл. 43 «Административно-­хозяйственные вопросы», гл. 44 «Эксплуатация зданий (сооружений)», гл. 48 «Организация внутренней связи» и др.

Таким образом, приказы, издаваемые по вопросам, отраженным в указанных главах Перечня типовых документов, целесообразно относить к приказам по административно-­хозяйственным вопросам. При этом приведенный выше тематический перечень таких приказов не будет являться исчерпывающим.

Приказы по административно-­хозяйст­вен­ным вопросам необходимо оформлять на общем бланке документа или бланке конкретного вида документа (приказа), изготовленном на основании общего (п. 23 Инструкции по делопроизводству). В целом оформление таких приказов идентичен оформлению приказов по основной деятельности.

Приказы по административно-­хозяйствен­ным вопросам регистрируются отдельно. Регистрационным индексом приказа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Порядковый номер приказа по административно-­хозяйственным вопросам дополняется литерой. Например, «22‑ахд»; «13‑ах».

Литера, применяемая для обозначения приказов по административно-­хозяйственным вопросам, закрепляется в локальных правовых актах учреждения образования (например, в Инструкции по делопроизводству).

Приказы по административно-­хозяйствен­ным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.

Пример оформления приказа по админист­ра­тив­но-­хозяйственным вопросам (о подготовке помещения к эксплуатации в осенне-­зимний период) в государственном учреждении общего среднего образования

Приказы по личному составу: особенности оформления

В отличие от приказов по основной деятельности и административно-­хозяйственным вопросам, при оформлении приказов по личному составу есть ряд особенностей:

1. В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

ПРИМЕР
Основание: 1. Заявление Васильевой О. Л.
2. Контракт от 15.08.2019 № 44.

2. В приказах по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Сложным является приказ, который включает два и более предписывающих действия. Например, прием на работу, перевод (перемещение), увольнение с работы и др.

3. Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т. д.

4. Заголовок к тексту приказа по личному составу должен отвечать на вопрос «О чем?». В заголовке указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется предписывающее действие в отношении одного работника. В сложных приказах по личному составу фамилии и инициалы работников в заголовке не указываются.

ПРИМЕР
О приеме на работу
Петровой Д.Г.
или
О предоставлении трудового отпуска

5. Фамилии работников в текстах приказов по личному составу печатаются прописными буквами (ч. 3 п. 90 Инструкции по делопроизводству).

ПРИМЕР

ПРИНЯТЬ:
1. ГРИШКОВЕЦ Дарью Георгиевну на должность социального педагога 17.03.2020 по контракту на два года с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Гришковец Д.Г.
2. Контракт от 17.03.2020 № 33.

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75‑летнего срока хранения) или «л» (для документов 3‑летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела (для документов 75‑летнего и 3‑летнего срока хранения) и систематизируются в порядке возрастания их номеров (ч. 3 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Пример оформления приказов по личному составу (о приеме на работу и о предоставлении трудового отпуска) в государственном учреждении общего среднего образования