Регистрация трудовых договоров и контрактов

Нужно ли трудовым договорам, заключенным на неопределенный срок, присваивать порядковые номера?

Нужно.

Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы заключения трудовых договоров (независимо от срока действия) и контрактов, предусматривают обязательную регистрацию указанных видов документов. Специальных правил, регламентирующих этот вопрос, законодательством не установлено. В связи с этим при регистрации трудовых договоров и контрактов следует соблюдать общие требования, предъявляемые к порядку регистрации документов.

Регистрация трудовых договоров и контрактов осуществляется отдельно от других видов докумен­тов, поэтому их регистрационными индексами являются порядковые номера, присваиваемые в течение делопроизводственного года (например, 1, 2, …, 54). Регистрация осуществляется структурным подразделением (как правило, отделом кадров) или специалистом, ответственным за подготовку, учет и сохранность в организации соответствующих документов, в специальном журнале или на регистрационно-­контрольных карточках.

В крупных организациях с большим количеством работников трудовые договоры (контракты) могут формироваться в разные дела, заведенные по структурному признаку. Такие дела должны быть включены в номенклатуру дел организации и соответствующего структурного подразделения под самостоятельными индексами. В этом случае к порядковому номеру договора (контракта) через дробь может быть добавлен индекс дела по номенклатуре, чтобы облегчить формирование документов в дела и обеспечить быстрый поиск необходимого документа в соответствующем деле. Например 54/7–15, где 54 — порядковый номер договора, присвоенный ему с начала года, 7 — индекс раздела номенклатуры дел, в котором отражены документы отдела кадров, 15 — индекс дела, в которое будут подшиты все трудовые договоры одного дела.

При необходимости в состав регистрационных индексов трудовых договоров могут включаться другие поисковые признаки, например литеры «нс» («на неопределенный срок»), «к» («контракт») и др. (подп. 139.11 п. 139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями).