Нарушение работником законодательства о защите персональных данных: алгоритм увольнения

С 15 ноября 2021 г. начнет действовать Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон о защите персональных данных), а с 30 июня 2021 г. в ТК внесено новое основание увольнения, предусмотренное п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК: нарушение порядка сбора, систематизации, хранения, изменения, использования, обезличивания, блокирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных.

Общая характеристика основания увольнения

Основание увольнения, предусмотренное п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК, применяется без учета требований ст. 43 и 46 ТК. Это обусловлено тем, что данное основание не относится к основаниям увольнения по инициативе нанимателя (не предусмотрено ст. 42 ТК).

Однако учитывая тот факт, что данное основание является мерой дисциплинарного взыскания (п. 4 ч. 1 ст. 198 ТК), при увольнении по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК следует соблюсти требования гл. 14 «Дисциплинарная ответственность работников» ТК.

Нарушение порядка обработки персональных данных

Увольнение по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК может быть осуществлено в случае нарушения порядка обработки персональных данных.

В Законе о защите персональных данных используется обобщенный термин — «обработка персональных данных», под которым согласно ст. 1 указанного Закона понимается любое действие или совокупность действий, совершаемых с персональными данными, включая сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление.

Заметим, что обработка персональных данных шире перечня действий, который приведен в указанном определении, и данный перечень не является исчерпывающим.

Увольнение по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК относится к мерам ответственности за противоправное поведение работника (нарушение условий трудового договора, внутреннего трудового распорядка, режима защиты персональных данных и т. п.).

Для увольнения работника по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК нанимателю необходимо сделать следующее.

Алгоритм увольнения работника по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК

Шаг 1. Зафиксируйте факт нарушения работником порядка обработки персональных данных

Документами, подтверждающими факт нарушения работником порядка обработки персональных данных (порядка сбора, систематизации, хранения, изменения, использования, обезличивания, блокирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных), могут быть докладные (служебные) записки работников нанимателя, обнаруживших такое нарушение, соответствующий акт и т. п.

Шаг 2. Выясните, были ли созданы условия для защиты персональных данных

Самого по себе нарушения порядка обработки персональных данных, полагаем, недостаточно для увольнения работника по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК. Для увольнения по рассматриваемому основанию необходимо убедиться, что наниматель создал условия для соблюдения режима защиты персональных данных, в частности:

• выполнил требования ст. 17 Закона о защите персональных данных;
• в трудовой договор и (или) должностную инструкцию работника учреждения общего среднего образования включена обязанность по соблюдению порядка обработки персональных данных;
• работник ознакомлен под роспись с локальными правовыми актами, регламентирующими порядок обработки персональных данных;
• работник имеет допуск к персональным данным (право на их обработку), порядок обработки которых он нарушил, в силу своих трудовых обязанностей.

Шаг 3. Выявите, есть ли вина работника в нарушении дисциплины, и потребуйте письменное объяснение работника

Согласно ч. 1 ст. 199 ТК до применения дисциплинарного взыскания наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника. В какой форме наниматель должен затребовать у работника объяснение, в законодательстве не уточняется. Это может быть требование, изложенное как в устной, так и в письменной форме (например, в виде уведомления).

Шаг 4. Получите от работника письменное объяснение или зафиксируйте его отказ от дачи объяснения

Объяснение причин совершения нарушения (дисциплинарного проступка) работник, исходя из ч. 1 ст. 199 ТК, излагает в объяснительной записке.

Справочно: работник может отказаться от дачи (предоставления) письменного объяснения. Согласно ч. 2 ст. 199 ТК отказ работника от дачи письменного объяснения, невозможность получения от него объяснения по поводу совершенного дисциплинарного проступка не являются препятствиями для применения дисциплинарного взыскания и оформляются актом с указанием присутствовавших при этом свидетелей.

Заметим, что форма (рекомендательная) такой записки содержится в унифицированной системе организационно-­распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 с последующими изменениями и дополнениями).

Форма объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины

Шаг 5. Проведите при необходимости служебную проверку

Так как формально нарушение порядка обработки персональных данных как дискредитирующее обстоятельство увольнения не предусмотрено п. 6 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Декрет № 5), у нанимателя нет обязанности выполнять требования п. 7 Декрета № 5 (т. е. проводить проверку наличия таких обстоятельств и оформлять результаты такой проверки актом или служебной запиской, в которых отражаются факты, обстоятельства, повлекшие допущенные нарушения).

Однако учитывая, что порядок защиты персональных данных претерпевает значительные изменения, могут возникнуть сложности в доказательстве факта нарушения работником порядка сбора, систематизации, хранения, изменения, использования, обезличивания, блокирования, распространения, предоставления, удаления персональных данных, поэтому целесообразно в некоторых случаях проводить (служебную) проверку такого нарушения.

Срок проведения проверки может быть закреплен в соответствующем локальном правовом акте учреждения или приказе (распоряжении) о проведении проверки.

Шаг 6. Проверьте наличие всех необходимых условий для увольнения работника по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК

В частности, проверяются следующие условия для применения такой меры дисциплинарной ответственности, как увольнение по п. 10 ч. 1 ст. 47 ТК:

• является ли работник лицом, допущенным к обработке персональных данных;
• был ли работник обучен работе с персональными данными в соответствии с законодательством, надлежащим образом ознакомлен с требованиями по работе с персональными данными;
• имело ли место в действительности нарушение порядка обработки персональных данных, а также была ли доказана вина работника;
• соблюдены ли все процессуальные требования (запрос письменного объяснения) (ст. 199 ТК), сроки наложения дисциплинарного взыскания (ст. 200 ТК).

Шаг 7. Издайте приказ (распоряжение) об увольнении работника

В приказах и распоряжениях по личному составу, в частности, об увольнении, распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие, — «УВОЛИТЬ» (ч. 9 п. 99 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 с последующими изменениями и дополнениями).

Шаг 8. Включите копию приказа об увольнении в личное дело работника

Согласно п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2) (далее — Инструкция о личных делах) в процессе ведения личного дела в него включаются в т. ч. копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) об увольнении.

Шаг 9. Произведите с работником окончательный расчет

При увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя на день увольнения (кроме выплат, установленных системами оплаты труда, размер которых определяется по результатам работы за месяц или иной отчетный период), производятся не позднее дня увольнения.

Справочно: если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее дня, следующего за днем предъявления работником требования о расчете (ч. 1 ст. 77 ТК). При задержке расчета работник имеет право взыскать с нанимателя заработок за каждый день задержки (ст. 78 ТК).

Шаг 10. Внесите запись в трудовую книжку

Согласно ч. 5 ст. 50 ТК и ч. 2 п. 26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утв. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Инструкция о трудовых книжках) основанием для внесения в трудовую книжку записей об увольнении является приказ (распоряжение) нанимателя.

Запись, точно соответствующая формулировке приказа (распоряжения), вносится после его издания в день увольнения.

Запись об увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (п. 26 Инструкции о трудовых книжках).

Шаг 11. Внесите сведения об увольнении в личную карточку (на усмотрение нанимателя)

В настоящее время отсутствует унифицированная форма личной карточки, нормативно не определен порядок ее ведения и заполнения. Следовательно, наниматель самостоятельно разрабатывает форму личной карточки работника и порядок ее ведения.

Шаг 12. Выдайте работнику трудовую книжку

Работнику в день увольнения (в последний день работы) выдается трудовая книжка (ч. 6 ст. 50 ТК). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, собственноручно указав дату получения (ч. 6 п. 79 Инструкции о трудовых книжках).

Заметим, что при задержке выдачи трудовой книжки по вине нанимателя работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

Дата увольнения работника учреждения общего среднего образования при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.

Шаг 13. Сдайте личное дело (если оно было оформлено согласно требованиям законодательства) в архив

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив учреждения по описи (п. 23 Инструкции о личных делах). Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Шаг 14. Направьте в военкомат сведения об уволенном работнике, подлежащем воинскому учету

Об увольнении с работы граждан, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, необходимо в месячный срок сообщать в военные комиссариаты (обособленные подразделения) (абз. 2 ч. 1 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе» с последующими изменениями и дополнениями).

Справочно: за нарушение должностным лицом обязанностей по воинскому учету возможен штраф от 4 до 5 базовых величин (ч. 2 ст. 26.3 КоАП).

Шаг 15. Оформите форму ПУ‑2 и представьте ее в территориальный орган Фонда социальной защиты населения

Оформление документов персонифицированного учета производится в соответствии с постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.06.2014 № 7 «О некоторых вопросах заполнения и приема-­передачи форм документов персонифицированного учета» (с последующими изменениями и дополнениями), которым в т. ч. утверждена Инструкция о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета (далее — Инструкция о заполнении ДПУ). Порядок и сроки их представления определены Правилами индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования (утв. постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 08.07.1997 № 837 с последующими изменениями и дополнениями) (далее — Правила).

Так, форма ПУ‑2 (тип формы — исходная) представляется работодателем один раз в квартал не позднее 10‑го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а также при возникновении необходимости корректировки представленной ранее информации. По застрахованным лицам, принятым и (или) уволенным с работы в текущем квартале и реализующим в этом квартале свое право на назначение пенсии (перерасчет назначенной пенсии, перевод с одного вида пенсии на другой), форма ПУ‑2 (тип формы — исходная) представляется в орган по труду, занятости и социальной защите, в орган Фонда социальной защиты населения в течение 5 рабочих дней со дня подачи застрахованным лицом соответствующего заявления работодателю (п. 15 Правил).