Как организовать хранение архивных документов при отсутствии свободного помещения в УОСО?

Как можно организовать хранение архивных документов при отсутствии свободного помещения в учреждении?

Требования к организации хранения архивных документов установлены Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее — Правила № 143)).

В ч. 1 п. 272 Правил № 143 указано, что в зависимости от объема и состава хранящихся дел архиву организации предоставляются отдельные помещения, специально построенные или приспособленные для хранения документов.

Основным помещением архива организации является хранилище.

Хранилище архива должно:

• иметь естественную или искусственную вентиляцию;
• быть гарантировано от затопления;
• иметь запасной выход.

В хранилище не должно быть труб газо- и водоснабжения, канализации. Материалы покрытия стен, потолков, полов, внутренней арматуры не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества (п. 277 Правил № 143).

Это важно
Правила № 143 не предусматривают хранения архивных документов иным способом.

Если возникает временная ситуация, при которой отсутствует хранилище архива организации, архивные документы должны храниться в отдельном запираемом шкафу в непроходном помещении организации.

Возможным вариантом является передача на хранение архивных документов сторонней организации по договору хранения на возмездной основе.